საქმისწარმოების სამსახური (კანცელარია)

საქმისწარმოების სამსახურის (კანცელარია) ფუნქციებია უნივერსიტეტში საქმისწარმოების ერთიანი წესის შესაბამისად დოკუმენტებზე მუშაობის სრულყოფა, საინფორმაციო ტექნოლოგიების გამოყენებით დოკუმენტებისა და პერსონალის მართვის ერთიანი სისტემის დანერგვა, პერსონალის მოზიდვის და შერჩევის პროცედურების ორგანიზებაში მონაწილეობა, უნივერსიტეტის საჭიროებიდან გამომდინარე დამხმარე პერსონალზე მოთხოვნის განსაზღვრა.

 1. სამსახურის ფუნქციებია:

1.1. უნივერსიტეტის საერთო საქმისწარმოების მიმართულებით:

ა) უნივერსიტეტის საქმისწარმოების ერთიანი წესის (საქმისწარმოების ინსტრუქციის) შემუშავება, დანერგვა და სრულყოფა (მათ შორის უნივერსიტეტის სტრუქტურულ ერთეულებში საქმისწარმოების მონიტორინგი, დოკუმენტებზე მუშაობის ფორმებისა და მეთოდების სრულყოფის წინადადებების ინიცირება და სხვა);

ბ) ბსუ-ს საქმისწარმოების ელექტრონული სისტემის ადმინისტრირება;

გ) უნივერსიტეტში შემოსული კორესპონდენციის პირველადი დამუშავება, რეგისტრაცია და ადრესატისათვის მიწოდება;

 დ) საჯარო ინფორმაციის (მათ შორის ელექტრონული ფორმით) ხელმისაწვდომობის უზრუნველყოფა;

 ე) საქმისწარმოებისათვის საჭირო ბლანკების, ბეჭდებისა და შტამპების გამოყენების ორგანიზება და კონტროლი;

ვ) უნივერსიტეტის რექტორის და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ბრძანებების და უნივერსიტეტის საქმეთა ნომენკლატურით გათვალისწინებული დოკუმენტების/ სამართლებრივი აქტების რეგისტრაცია /შენახვა;

ზ) უნივერსიტეტის საქმეთა ნომენკლატურის შემუშავება;

 თ) უნივერსიტეტის არქივის მართვა (დოკუმენტების დაცულობისა და მათზე სწრაფი წვდომის უზრუნველყოფა, უნივერსიტეტის სტრუქტურული ერთეულების მიერ არქივისათვის გადასაცემი საქმეების დადგენილი წესის შესაბამისად გაფორმების მონიტორინგი, უნივერსიტეტის არქივში დოკუმენტაციის ჩაბარებისა და დაცვის ორგანიზება და სხვა);

1.2. ადამიანური რესურსების მართვის მიმართულებით:

ა) უნივერსიტეტის საშტატო ნუსხის პროექტის შედგენა და დასამტკიცებლად წარდგენა;

ბ) პერსონალის შრომით ურთიერთობასთან დაკავშირებული სამართლებრივი აქტების (დანიშვნის, გადაყვანის, გათავისუფლების, წახალისებისა და დისციპლინური პასუხისმგებლობის ღონისძიებათა გამოყენების, შვებულებისა და მივლინების და სხვა) პროექტების მომზადება;

 გ) პერსონალის შრომითი ხელშეკრულებების (მათ შორის აკადემიური პერსონალს უნივერსიტეტთან აფილირების შეთანხმებების) მომზადება, გაფორმება და შენახვა;

დ) უნივერსიტეტის პერსონალის პირადი საქმეების შექმნა და წარმოება;

ე) პერსონალის შესარჩევი კონკურსების ჩატარების, საპროცედურო/საკონკურსო კომისიების მუშაობის ორგანიზაციული მხარდაჭერა;

 ვ) უნივერსიტეტში სტაჟირებასთან დაკავშირებული საკითხების ორგანიზება და სტაჟირების პროცესის კოორდინაცია, ასევე ახალდასაქმებული პირის ადაპტაციის პროცესის წარმართვა (ორგანიზაციული კულტურის გაცნობა და სხვა);

ზ) პერსონალის პროფესიული განვითარების და საქმიანობის შეფასების ღონისძიებების/სამართლებრივი აქტების ინიცირება და უნივერსიტეტის შესაბამის მართვის ორგანოებთან და სტრუქტურულ ერთეულებთან ერთად წარმართვა;

თ) უნივერსიტეტის პერსონალის მართვის პოლიტიკის დოკუმენტის, ბსუ-ს სტრუქტურული ერთეულების დებულებების და პერსონალის ფუნქციათა აღწერილობების, საკვალიფიკაციო მოთხოვნების განსაზღვრის შესახებ სამართლებრივი აქტების პროექტების ბსუ-ს იურიდიულ დეპარტამენტთან ერთად მომზადება;

 ი) ადამიანური რესურსების გადაადგილებისა და დენადობის თაობაზე სტატისტიკური მონაცემების წარმოება და პერიოდული ანალიზი, ასევე პერსონალთან დაკავშირებით მონაცემთა ბაზების წარმოება (დასაქმებულთა მონაცემთა ბაზა; გაფორმებული შრომითი ხელშეკრულებების მონაცემთა ბაზა და სხვა მონაცემთა ბაზა, სამსახურის კომპეტენციისა და ფუნქციების შესაბამისად);

კ) პერსონალის სამივლინებო მოწმობების, ასევე დასაქმებისა და შრომის ანაზღაურების შესახებ ცნობების გაცემა.

2. სამსახური ასევე ახორციელებს ამ დებულებით, უნივერსიტეტის მართვის ორგანოების მიერ ან/და საქართველოს კანონმდებლობით მინიჭებულ სხვა უფლებამოსილებებს.

ბსუ-ში საჯარო ინფორმაციის გაცემაზე პასუხისმგებელი პირია ბსუ-ს საქმისწარმოების სამსახურის (კანცელარია) უფროსი ხათუნა ხალვაში

ტელ: +995 (422) 27–17–86; +995 577 61 05 86 - კანცელარიის მიმართულებით, +995 577 61 05 85 ადამიანური რესურსების მიმართულებით.

ელ. ფოსტა: chanchellery@bsu.edu.ge.

მისამართი: ქ. ბათუმი,  ნინოშვილის/რუსთაველის ქ. 35/32, კორპუსი I, პირველი სართული, ოთახი № 1;  2.

შენიშვნა: საჯარო ინფორმაციის მოთხოვნა შესაძლებელია ბსუ-ს საქმისწარმოების მეშვეობით, ასევე ელექტრონულად, ბსუ-ს ვებგვერდის შემდეგი ბმულის საშუალებით - „მოითხოვე საჯარო ინფორმაცია“

  საქმისწარმოების სამსახურის (კანცელარია) სამუშაოთა აღწერილობა - N01-10/101, 03.12.2021

  საქმისწარმოების სამსახურის (კანცელარია) დებულება - N07-01/42, 06.08.2021